Transition des activités de renforcement des capacités vers le monde en ligne : 8 enseignements clés depuis le début de la COVID

Écrit par Nicolás Peña, coordinateur du contenu d’apprentissage

Il est indéniable que, pour la plupart des organisations, l’apprentissage en ligne est devenu la nouvelle norme. Chez Spur Change, certains éléments de notre programme dépendaient fortement des interactions en personne et des apprentissages entre les petites et moyennes organisations (PMO), les enseignants et les jeunes. Il y a un an, nous venions de clôturer notre première conférence nationale et préparions notre prochaine formation nationale en présentiel pour les petites et moyennes organisations en mars 2020. Ces formations auraient été mises en œuvre dans 8 lieux à travers le Canada, en partenariat avec les conseils provinciaux et régionaux pour la coopération internationale.

Faire passer une formation nationale en présentiel au format en ligne

En tant que programme national, nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires provinciaux et régionaux pour coordonner chaque étape de notre formation nationale en présentiel : sélectionner les thèmes de formation, choisir des dates coordonnées adaptées localement, gérer le processus d’inscription et fournir des directives pour une collecte de données cohérente sur les participants, à des fins logistiques et de suivi et évaluation (S&E). Ce ne sont là que quelques exemples de la coordination complexe requise pour la mise en œuvre d’événements d’apprentissage en présentiel avec plusieurs partenaires de manière décentralisée. Notre approche inclusive et pancanadienne exige également un accès équitable à nos sessions de formation. Par conséquent, des subventions de déplacement sont disponibles pour les participants vivant en dehors des grandes villes afin qu’ils puissent assister en personne. Un processus de subvention est en place pour répartir ces fonds aussi équitablement que possible, sachant que les organisations nécessitant un déplacement devront consacrer beaucoup plus de temps que les participants urbains en raison des jours de voyage. Nos formateurs se déplacent également à travers les provinces et les régions pour offrir ces opportunités de formation.

Le 13 mars 2020, lorsque la COVID a frappé le Canada et que les agences de santé publique ont recommandé le confinement et des restrictions de voyage, le programme Spur était en pleine mise en œuvre de sa formation nationale à travers le pays. Les formateurs se trouvaient entre Halifax et les provinces des Prairies, où ils s’apprêtaient à livrer nos sessions de formation à Regina, Winnipeg et Calgary dans les jours suivants. Après avoir coordonné avec nos partenaires provinciaux pour annuler les sessions de formation (communication avec les participants, location de salles, hôtels, restauration d’événements) et ramené nos formateurs en toute sécurité, nous avons commencé à réfléchir à nos prochaines étapes. Comment pivoter nos opportunités d’apprentissage pour ceux qui s’étaient inscrits ?Être contraints de passer en ligne a entraîné certaines limitations, comme une réduction des occasions de réseautage, mais a également présenté des avantages en termes d’accessibilité accrue. Les participants des zones rurales, représentant une part importante des petites et moyennes organisations (PMO) canadiennes, ne seraient plus désavantagés : avec un accès Internet correct, ils pouvaient désormais assister, apprendre, réseauter et partager leurs propres expériences au même coût que n’importe quelle organisation. De plus, les PMO canadiennes pouvaient désormais inviter leurs partenaires internationaux aux mêmes opportunités d’apprentissage. Ce sont là de belles réussites !

Bien qu’il n’existe pas de recette miracle pour réussir, nous avons dû nous adapter rapidement en modifiant nos approches pédagogiques pour créer et offrir des opportunités d’apprentissage efficaces. Les défis de coordination sont moins prédominants lors d’événements en ligne ; néanmoins, engager les apprenants en ligne de manière participative nécessite des approches et des conceptions innovantes pour remplacer ce qui aurait été des interactions plus naturelles lors des repas ou des pauses pendant les événements en personne.

Depuis le début de la pandémie, nous avons testé différents formats d’apprentissage et activités d’engagement en ligne et nous continuons à nous poser des questions clés telles que : Comment maintenir des liens significatifs dans le monde en ligne ? Comment s’assurer que l’apprentissage en ligne est adapté aux besoins des PMO tout en offrant une approche centrée sur l’humain pour l’observation, la réflexion et l’action ? Comment créer un environnement convivial pour Zoom sans être épuisant ? Comment créer des espaces d’apprentissage en ligne accessibles et sécurisés ?

Ce qui suit est un examen continu de certaines de nos principales leçons sur le maintien d’un environnement d’apprentissage collaboratif, entre pairs et expérientiel en ligne.

1. Envisager de transformer des événements d’apprentissage ponctuels en séries 

La plupart des opportunités d’apprentissage de Spur Change sont offertes gratuitement. En réfléchissant à de nouvelles façons de s’engager en ligne, nous avons également veillé à ne pas réinventer la roue.

Dans le cadre de notre programme Spur Change, nous avons constaté qu’en transformant des événements ponctuels en séries d’apprentissage, nous pouvions augmenter la participation de nombreuses PMO, en particulier celles participant pour la première fois.

Quelques points clés à prendre en compte lors de la création d’événements ponctuels ou de séries d’apprentissage :

• Traiter la question ou le problème en jeu. Chez Spur, nous essayons de consulter nos parties prenantes (participants et partenaires de mise en œuvre) autant que possible, non seulement pour comprendre leurs besoins, mais aussi leurs attentes.
• Partager vos observations issues des parties prenantes avec votre équipe. Réfléchissez ensemble aux moyens d’offrir la meilleure expérience d’apprentissage, à la fois opportune et adaptée aux parties prenantes.
• Vérifier les informations avec les parties prenantes pour trouver un terrain d’entente. Rendez ce processus aussi participatif que possible afin de vous assurer que vos idées vont dans la bonne direction.
• Trouver un format qui convient le mieux à vos parties prenantes (hebdomadaire, bi-hebdomadaire, mensuel). N’oubliez pas de les consulter à nouveau.
• Si vous travaillez avec des consultants externes, assurez-vous que le processus d’apprentissage (présentations, activités, documents, etc.) est adapté à vos parties prenantes. Considérez comment, quand et où vos parties prenantes accéderont à ces ressources.
• Avoir un plan B si les choses tournent mal. Quels scénarios possibles pouvez-vous envisager pour atténuer le risque ?
• N’oubliez pas de suivre vos progrès et l’expérience des participants. Envisagez des accords de consentement pour pouvoir construire votre matériel de suivi et de communication.

2. Gérer les attentes en matière d’apprentissage en ligne

Une préoccupation courante pour l’apprentissage en ligne est d’identifier le meilleur format possible pour nos opportunités d’apprentissage (durée, matériel de lecture, discussions en sous-groupes, etc.).

Le taux d’abandon peut être élevé lors d’événements en ligne. Les personnes inscrites doivent être engagées à l’avance pour augmenter leur niveau de participation. Une bonne pratique que nous avons adoptée chez Spur est de fournir aux futurs apprenants des informations claires et directes. Par exemple, lorsque nous proposons du matériel d’apprentissage asynchrone, nous précisons le temps nécessaire pour le consulter, le lire et assimiler les informations avant la session en direct. Lors de notre formation sur la collecte de données, nous avons veillé à ce que les participants disposent d’au moins une semaine pour examiner toutes les informations.

Quelques éléments clés à garder à l’esprit :

• Lors de la conduite de sessions en direct, assurez-vous de fournir aux participants un agenda et de définir les attentes pour la session. Que souhaitez-vous qu’ils retirent de cette session ?
• Fournissez aux participants un dossier partagé contenant tout le matériel de lecture, y compris les présentations et les enregistrements. Cela les aidera à se référer aux informations plus facilement.
• Rappelez-vous la règle KIS (Keep It Simple – Simplifiez). Fournissez un matériel convivial, facile à lire et direct.
• Assurez-vous que le matériel d’apprentissage est téléchargeable et accessible. Certains participants peuvent avoir une faible bande passante, il vaut donc mieux éviter les fichiers volumineux pour un téléchargement rapide.
• Essayez d’éviter le jargon dans les courriels. Donnez aux participants des instructions claires sur les prochaines étapes. Cela favorisera une approche intégrative et créative de la réflexion sur le matériel que vous proposez.
• Bien qu’il n’existe pas de formule parfaite entre sessions asynchrones et synchrones, nous avons constaté qu’un mélange des deux formats fonctionnait bien pour nos participants. De même, espacer les sessions de formation sur une période de deux semaines permet aux participants de réfléchir au matériel fourni tout en tenant compte d’autres facteurs externes (engagement familial, fuseaux horaires, temps passé devant l’écran, etc.).

Dossiers partagés entre participants et facilitateurs

3. Identifier votre capacité informatique bien à l’avance

Passer à une expérience d’apprentissage en ligne commence par l’évaluation de la capacité informatique. Chez Spur Change, nous avons rapidement réalisé que, sans les contraintes logistiques de la formation en présentiel (réservation de salle, restauration, impression de documents, etc.), l’apprentissage à distance offre de nombreuses opportunités, tout en nécessitant de nouvelles compétences et considérations technologiques pour améliorer l’expérience d’apprentissage.

Cependant, comme le dit l’adage : « la technologie n’est qu’un outil, pas un objectif ». Voici quelques points à prendre en compte :

• Assurez-vous que votre technologie est adaptée à votre connexion Internet domestique/bureau ainsi qu’à celle de vos apprenants. Chez Spur, nous avons appris que tous les participants n’ont pas la même bande passante, il est donc important de choisir les plateformes technologiques les plus appropriées pour différents utilisateurs.
• Essayez d’utiliser des outils tiers qui augmentent l’engagement des participants. Par exemple, des plateformes de sondage comme Mentimeter, Poll Everywhere ou Kahoot peuvent être utiles pour rendre l’information plus interactive et conviviale.
• Identifiez quelques membres de votre équipe qui peuvent vous assister pendant les sessions d’apprentissage. Avoir une paire de mains supplémentaire est toujours utile pour soutenir les participants tout au long d’un webinaire ou d’une formation.
• Ne vous fiez pas uniquement à la technologie. Essayez de varier avec des méthodes de facilitation qui augmentent l’interaction humaine avec les participants en ligne. Réfléchissez : si cela se faisait en présentiel, que feriez-vous ? Comment pourriez-vous traduire la même information en ligne ?

4. Mettre en place des rappels amicaux 

Certaines plateformes en ligne, comme Eventbrite ou Mailchimp, fournissent des rappels automatiques pour vos participants. Chez Spur, nous avons constaté que l’envoi de courriels personnalisés et conviviaux maintient l’engagement des participants, plutôt qu’un simple message automatique.

Quelques pratiques clés à considérer :

• Créez des messages personnalisés pour vos participants, de manière directe et conviviale. Cela permettra de créer un lien dès le départ.
• Programmez les rappels aux jours les plus adaptés à votre public. Chez Spur, nous avons constaté que les mardis à jeudis sont plus efficaces pour envoyer des messages, tandis que les vendredis sont souvent moins suivis.
• Reconnaître le temps des participants est essentiel. Cela peut se faire de plusieurs façons, par exemple en recueillant leurs informations et attentes avant l’événement (par exemple, via un sondage pré-événement). Cela permettra de faire référence à leurs attentes pendant la formation et de répondre à leurs besoins.

5. Faciliter les discussions en petits groupes 

Chez Spur, nous avons constaté que les discussions de groupe en ligne peuvent faire une grande différence lors d’une opportunité d’apprentissage. Bien que nous ne puissions plus discuter avec notre voisin sur Zoom comme lors des rencontres en personne, il est important de faciliter les salles de sous-groupes de manière à ce que les participants se sentent accueillis et en sécurité pour partager leurs expériences.

Comme l’a dit un participant : « rien n’est plus inconfortable que de rejoindre une salle de sous-groupe sans instructions claires ». Voici nos apprentissages clés :

• Si vous ne pouvez pas animer une session en sous-groupe, fournissez aux participants un ensemble clair d’instructions avant d’entrer dans la salle. Une bonne suggestion est d’identifier un animateur volontaire à l’avance.
• Si vous pouvez faciliter la discussion, commencez par vous réintroduire et expliquer votre rôle de facilitateur. Chez Spur, nous avons remarqué que cela aide à gérer le temps tout en maintenant un espace sûr.
• Faites désigner un participant volontaire pour prendre des notes et débriefer ensuite dans la salle principale. Les volontaires sont essentiels car ils peuvent partager des informations issues de la discussion tout en rendant le processus inclusif et participatif.
• Adoptez une approche par questionnement lorsqu’il y a un silence. Posez des questions pour clarifier ou introduire de nouvelles idées.
• Prévoyez 3 à 5 minutes au début des discussions pour que les participants se mettent à l’aise. Limiter les présentations à moins de 5 minutes ne fonctionne pas.
• Évitez de surcharger la session avec des présentations supplémentaires. Ces espaces sont destinés au dialogue et au partage – pas à une autre diapositive PowerPoint (si vous utilisez un diaporama, gardez-le minimal).
• Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour la présentation, la discussion et les questions/réponses si un intervenant est présent dans la salle de sous-groupe.

6. Créer des espaces sûrs et des relations solides

6. Créer des espaces sûrs et des relations solides

Créer un espace sûr nécessite un ensemble clair de règles de fonctionnement ou « consignes opérationnelles » sur la nature de l’espace et son importance. En se concentrant sur un environnement sûr, les participants se sentent à l’aise et bienvenus, ce qui est particulièrement important dans l’apprentissage en ligne.

Chez Spur, nous avons compris très tôt qu’il faut du temps pour bâtir un espace en ligne où les participants peuvent se connecter et s’inspirer mutuellement. Quelques pratiques clés pour développer un espace de réflexion, d’observation et d’action incluent :

• Lors des sessions en direct, commencez par une reconnaissance des territoires autochtones et invitez les participants à indiquer leur localisation. En ligne, il est nécessaire d’élargir cette reconnaissance aux différentes régions et traditions.
• Ajoutez une diapositive de consignes générales pour expliquer le déroulement de l’événement. Exemples : « Merci de vous mettre en sourdine lorsque vous ne parlez pas », « Utilisez le chat pour partager vos commentaires ».
• Offrez un chaleureux « bienvenue » aux participants revenant pour une nouvelle session. Cela aide à suivre la participation et à renforcer les liens. Cette démarche encourage également les participants à échanger entre eux.
• Créez des documents partagés pour que les participants ajoutent leurs idées/commentaires tout au long de la formation. Par exemple, en début de session, nous circulons une liste de participants pour obtenir leur consentement. Nous partageons également un document « partager une ressource » pour recenser les informations et les rendre accessibles à tous.
• Invitez les participants à des événements similaires à la fin de votre présentation.

7. Favoriser un environnement d’apprentissage pair-à-pair (P2P) 

Un élément clé qui distingue nos programmes est la structure d’apprentissage pair-à-pair. L’apprentissage P2P consiste à apprendre les uns des autres de manière informelle, en mettant l’accent sur la collaboration. Chez Spur Change, nous cultivons cet environnement en organisant de petits groupes de discussion, en invitant les participants à partager des exemples concrets, et en créant du contenu adapté à leurs besoins.

Chez Spur, notre pratique générale consiste à proposer trois activités différentes où les apprenants peuvent réfléchir et interagir de multiples façons. Grâce à ce modèle, les OSC (organisations de la société civile) non seulement apprennent les unes des autres, mais réfléchissent également à l’évolution de leur rôle dans leurs propres projets ou programmes.

Principaux enseignements à retenir :

• Essayez d’inviter un animateur « expert-matière » qui non seulement apporte un éclairage sur un sujet spécifique, mais ouvre également la discussion aux participants à travers des dialogues pair-à-pair et le partage de connaissances. Les animateurs doivent laisser de l’espace au dialogue plutôt que de submerger les participants d’informations.
• Invitez les organisations à partager leurs expériences concrètes. Nous avons constaté que cela aide à enlever « le chapeau d’expert » tout en augmentant les occasions de partage de connaissances et de solidarité.
• Les activités de réflexion en groupe ont également été efficaces pour appliquer de nouveaux concepts ou pratiques aux projets/programmes des participants. Par exemple, lors de nos sessions de formation, une approche par questionnement avec des scénarios futurs permet aux participants de valider l’information rapidement et en temps réel (sans besoin de financement ou de ressources supplémentaires).
• Fournissez un large éventail de matériel pédagogique sous différents formats (PDF, vidéos, documents, PPT, etc.). Cela permet de maintenir la motivation et l’engagement des participants. En offrant des documents partagés, les participants se sentent plus autonomes et responsables de l’information. Assurez-vous que chaque ressource est convertie dans la taille de fichier la plus petite possible pour faciliter le téléchargement.

8. Offrir un soutien continu 

L’un des aspects les plus difficiles de l’apprentissage en ligne est d’assurer un soutien continu aux apprenants. Identifier la formule adéquate pour répondre aux besoins futurs des participants est un véritable défi, au-delà des sondages post-événement. Certains participants sont très engagés, tandis que d’autres sont prêts à passer à leur prochaine activité.

Notre rôle en tant que prestataires d’apprentissage est de garantir que nos contenus, technologies et résultats sont accessibles et durables, et que les participants puissent choisir le type d’engagement qui leur convient après l’événement. Quelques pratiques clés :

• Assurez-vous que l’information soit accessible en ligne et en version imprimée. Offrir aux participants divers formats (PDF, vidéo, web) leur permet de consulter les informations, de les partager avec leurs pairs ou d’approfondir leurs questions. (Voir par exemple notre formation sur l’analyse des risques.)
• Si vous organisez des sessions bilingues, assurez-vous qu’elles soient accessibles à tous. Chez Spur, nous facilitons les sessions en anglais et en français. Nous veillons à : 1) fournir tout le matériel dans les deux langues, 2) travailler avec des interprètes disponibles en interprétation simultanée ou 3) organiser des sessions séparées pour que le contenu soit adapté aux publics anglophones/francophones.
• Accommodez les participants dans différents fuseaux horaires. Soyez attentif aux horaires trop tôt ou trop tard et valorisez leur participation.
• Prévoyez un transfert de connaissances entre les sessions. Par exemple, invitez les participants à continuer de partager leurs réflexions après la session. Cela peut enrichir les présentations suivantes (récapitulatif ou documents de ressources partagées).
• Identifiez une formule adaptée à vos apprenants pour qu’ils se sentent soutenus. Chez Spur Change, nous avons expérimenté différents formats de suivi, individuels ou en groupe. Adaptez le matériel pédagogique aux participants ayant des besoins particuliers.
• Envoyez des fichiers faciles à lire pour les personnes ayant des déficiences visuelles ou auditives. Une pratique clé chez Spur consiste à dialoguer individuellement avec les participants pour comprendre les outils et formats qu’ils utilisent.

Une feuille de route pour les opportunités d’apprentissage futures

Alors que de nombreuses organisations continuent de se reconstruire et de se réinventer en réponse à la COVID-19, Spur Change voit une opportunité d’accélérer la réflexion sur la meilleure manière de soutenir les OSC à travers des opportunités d’apprentissage en ligne. L’apprentissage en ligne ne peut pas entièrement remplacer l’interaction humaine et le réseautage que permettent les événements en personne. Cela dit, chez Spur Change, nous voyons une réelle valeur à l’apprentissage en ligne lorsqu’il est conçu de manière participative, réfléchie et engageante.

Dans les mois à venir, alors que nous continuerons à soutenir les projets/programmes des OSC, de nouvelles opportunités d’apprentissage seront proposées pour répondre à leurs besoins. La responsabilité et la reddition des comptes doivent être partagées à tous les niveaux.

Nous continuerons à proposer des approches d’apprentissage inclusives, transformatrices et servant de lieux pour renforcer le travail collectif du secteur.