Qu’avons-nous appris d’une adaptation rapide pour soutenir les PMO à l’époque de COVID-19?
Face à la crise mondiale de la COVID-19, le programme Activer le changement s’est trouvé dans une position unique pour fournir des opportunités de formation et de renforcement des capacités immédiates aux petites et moyennes organisations (PMO) dans un contexte que personne n’aurait imaginé.
Depuis le tout début de la crise, nous avons été en contact avec de nombreuses PMO pour mieux comprendre leurs défis et leurs besoins et identifier les opportunités de développement des capacités qui peuvent soutenir leurs projets / programmes. how do we learn from what has happened and move forward in a better way? What are some ways that we can best support SMOs during times of crisis here and beyond?
Alors que de nombreuses PMO commencent à envisager la reprise et à trouver de nouvelles alternatives, comment tirer les leçons de ce qui s’est passé et aller de l’avant de manière plus efficace ? Comment pouvons-nous soutenir au mieux les PMO en période de crise ici et ailleurs ?
Webinaire : S’adapter dans un contexte difficile
Dès les premiers stades de la COVID-19, l’équipe d’Activer le changement a modifié sa programmation pour trouver la meilleure façon de soutenir les PMO pendant cette crise. Notre première action a été de découvrir les besoins les plus immédiats des PMO au-delà de ceux identifiés lors de notre Évaluation Initiale Des Besoins..
En collaboration avec le Réseau de coordination des conseils provinciaux et régionaux (RCC) et le Fonds pour l’innovation et la transformation (FIT), notre première action a été d’inviter les PMO à nous rejoindre dans un webinaire pour partager les mises à jour sur notre programmation et discuter de la façon dont nous pourrions mieux se soutenir mutuellement dans le contexte de la pandémie de la COVID-19.
Tout au long de ce webinaire, nous avons eu l’occasion d’identifier les besoins immédiats des PMO, tels que la formation en ligne, le partage d’informations ou d’autres ressources.
En Éthiopie, nous travaillons pour fournir des paniers de nourriture et d’assainissement à toutes nos familles. Nos centres éducatifs sont fermés. Au Guatemala, il existe un ordre « abri sur place » et un couvre-feu strict. Nous ne sommes pas en mesure d’organiser des ateliers pour le moment. Nous travaillons avec des programmes locaux pour répondre aux besoins alimentaires et sanitaires de nos participants. – Webinar Participant
Après des discussions et témoignages riches en apprentissages, nous avons réalisé à quel point il était important d’adapter nos activités, au moins temporairement, et de concentrer nos efforts sur 3 principaux domaines identifiés par plus de 125 PMO consultées :
1) Comment pouvons-nous soutenir au mieux les partenaires locaux / mettre en œuvre un projet dans le Sud global à l’ère COVID-19 en particulier dans les zones vulnérables) ?
2) Comment les PMO peuvent-elles obtenir le meilleur soutien pour leurs activités de collecte de fonds dans un contexte d’urgence ?
3) Comment les PMO peuvent-elles adapter leurs programmes en cas de crise grâce à une évaluation rapide des risques et des plans de contingence ?
3 principaux domaines de renforcement des capacités
En utilisant une variété d’approches de l’apprentissage en ligne et hors ligne (asynchrone), nous avons rapidement développé trois principales opportunités de renforcement des capacités pour que les PMO s’engagent et se sentent mieux soutenues pendant la crise
L’un des avantages d’avoir une équipe à distance travaillant dans différentes régions du Canada est d’avoir l’expérience d’offrir des possibilités d’apprentissage en ligne aux PMO avant l’éclosion de la COVID-19.
- Webinaire en ligne: Soutenir les partenaires locaux en période de COVID-19
Notre première réponse a été d’organiser une table ronde avec quatre PMO partenaires de partout au pays qui partageraient leurs expériences, fourniraient des exemples concrets sur la façon de soutenir les partenaires locaux pendant la pandémie et indiqueraient les différentes activités et structures de soutien nécessaires pour mettre en œuvre les programmes et des ressources à partager avec les partenaires (par exemple, des outils de faible niveau d’alphabétisation, les meilleures pratiques et des guides / boîtes à outils utiles).
Avec plus de 80 participant.e.s inscrit.e.s, nos quatre oratrices nous ont permis de mieux comprendre leur situation actuelle et leurs défis en travaillant avec des partenaires locaux en partageant certaines des mesures clés qu’ils avaient prises pour poursuivre leurs programmes.
Bien que chaque PMO travaille dans un contexte différent, certaines des principales conclusions de la discussion en ligne sont les suivantes :
- Concentrez-vous sur vos principaux objectifs organisationnels
- Communiquez et sensibilisez les différentes parties prenantes de la manière la plus claire et la plus simple
- Soyez prêt et ouvert au changement à mesure que vous progressez dans la pandémie
- Trouvez d’autres façons de faire des ajustements à votre programme (c.-à-d. Activités de collecte de fonds, développement de partenariats, etc.).
- Série de formation en ligne : COVID-19 Analyse des risques et plans de contingence
De nombreuses PMO ont exprimé la gestion des risques comme l’un de leurs besoins cruciaux. Alors qu’elles s’adaptent et prennent le contrôle de la situation actuelle, les PMO ont besoin d’adopter des outils de gestion de crise qui peuvent les aider à limiter les conséquences de la pandémie sur leurs activités internationales et les membres de la communauté.
Cette série de formation de 3 semaines a été animée par Aléas dans le but de fournir aux PMO des outils tangibles, une compréhension des problèmes de sécurité liés à la COVID-19, une augmentation des capacités organisationnelles et des plans de contingence des activités internationales.
Avec 61 PMO inscrites aux sessions de formation en anglais et en français, l’équipe d’Activer le changement s’est assurée de fournir Une Variété De Méthodes Engageantes, De L’apprentissage Asynchrone Aux Sessions En Direct Et Aux Discussions De Groupe qui ont aidé à améliorer la compréhension des concepts et des outils. Les séances étaient réparties entre des cohortes en anglais et en français. Chaque session de formation comprenait une section asynchrone (c’est-à-dire du matériel à réviser et à préparer), une session en direct avec des discussions de groupe et des questions et réponses, et des devoirs pour les sessions suivantes.
« Bien qu’aucun de nous ne puisse prédire l’impact de la Covid, cela pourrait nous donner l’occasion de contribuer au renforcement des capacités des organisations locales. Ainsi, au lieu de nous occuper de notre propre personnel ou de nos bénévoles effectuant le travail sur le terrain, une plus grande partie de cette responsabilité peut être confiée à la mise en œuvre et à l’évaluation … Nous avons trouvé cet exercice [de formation] utile parce que, bien que nous ayons des procédures en place, beaucoup d’entre elles sont des procédures de bon sens qui ne sont ni écrites ni formalisées. » CTF
- Ateliers en ligne : Financement pendant la pandémie COVID
Au cours de nos premières consultations, nous avons appris à quel point il était difficile pour de nombreuses PMO d’annuler leurs activités de financement ou de modifier leurs programmes en raison de la pandémie. Comprenant ces défis de la mobilisation des ressources, l’équipe d’Activer le changement a invité les PMO à explorer la situation actuelle de leur organisation, à orienter leurs activités de collecte de fonds et à concevoir un plan d’action adapté à leur situation actuelle.
Cet atelier a été animé par le Saben Group et Kabisadans le but de mieux évaluer la position actuelle du financement de l’organisation, de réaligner les objectifs en fonction des attentes des donateurs et de créer un plan d’action pour l’avenir.
Au cours de l’atelier, les participant.e.s ont eu l’occasion non seulement de réfléchir à leur structure de financement organisationnel, mais aussi de discuter avec d’autres organisations des différentes étapes qu’ils prennent et, finalement, de partager les ressources. Les PMO sont connues pour être agiles et et elles ont partagé grâce à cette formation des moyens créatifs d’adapter leurs activités de collecte de fonds au contexte de la pandémie. PMO participante
Over the course of the workshop, participants had the opportunity to not only reflect on their organizational funding structure but also to converse with other organizations on the different steps they are taking and ultimately share resources. SMOs are known to be agile and shared through this training creative ways to adapt their fundraising activities to the context of the pandemic.
De plus, les participant.e.s ont été invité.e.s après l’atelier à soumettre leur plan d’action de collecte de fonds aux facilitateurs, et ont ensuite reçu des commentaires écrits et ont eu accès à un appel de coaching individuel.
Nous devons clairement faire un effort majeur pour construire notre plan de collecte de fonds, qui est pratiquement inexistant. Cela prendra du temps, mais les idées et les approches partagées par les présentateurs seront très utiles pour nous guider dans ce processus au cours des prochains mois. - PMO participante
Chez Activer le changement, nous nous rappelons à quel point notre rôle est important dans la création de futures opportunités d’apprentissage pour et avec les PMO, compte tenu des nouveaux défis et tendances auxquels de nombreuses PMO sont confrontées au niveau local et mondial. La pandémie mondiale de COVID-19 a définitivement changé notre point de vue sur la façon dont nous faisons les choses et la façon dont nous planifions nos futurs programmes. Cette incertitude crée des possibilités incroyables sur lesquelles nous devons tous naviguer pour renforcer notre travail.
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Remerciements :
Nous tenons à remercier nos 4 principales intervenantes Bella Lam, Catherine Bourgoult, Catherine Pappas et Wendy MacDonald pour leur contribution à notre processus de développement des capacités. De même, rien de tout cela n’aurait été possible sans la contribution de nos consultant.e.s en apprentissage d’Aleas et Saben Group / Kabisa. Enfin et surtout, à toute l’équipe d’Activer le changement, ACGC et le RCC qui se sont engagés à partager nos formations et ateliers à travers leurs réseaux.