10 points importants à retenir de la série de formations pancanadiennes d’Activer le changement GAR 201

En collaboration avec les conseils provinciaux et régionaux pour la coopération internationale, le programme Activer le changement a récemment complété avec succès une série de formations nationales portant sur la gestion axée sur les résultats (GAR) pour les petites et moyennes organisations (PMO) de partout au Canada. La série de formations a débuté par une occasion de formation conjointe organisée par les conseils pour la coopération internationale du Manitoba et de la Saskatchewan (MCIC et SCIC) en octobre, et s’est terminée au début décembre par une séance pour les PMO francophones organisée par l’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI). La co-organisation des formations par le programme Activer le changement et les conseils provinciaux et régionaux a été une collaboration bénéfique tant pour Activer le changement que pour les conseils, qui leur a permis de travailler directement avec leurs organisations pendant une période de réseautage à distance et en ligne accrue.

Activer le changement travaille en étroite collaboration avec des partenaires provinciaux et régionaux pour faciliter la mise en œuvre de ses programmes à l’échelle locale. Ce programme est une collaboration entre huit conseils, et chacun d’entre eux joue un rôle clé dans l’engagement des PMO au niveau local.

Avec la persistance de la pandémie de COVID-19, il est essentiel de continuer à offrir des possibilités de renforcement des capacités en ligne interactives et stimulantes aux petites et moyennes organisations internationales de développement pour soutenir leurs efforts durant cette crise mondiale. Dans le cas de cette possibilité de formation sur la GAR 201les PMO ont été équipées de connaissances pratiques en gestion axée sur les résultats pour suivre, évaluer et tirer des leçons de leurs activités et objectifs de projet. Cette formation a été bien reçue par les participant-e-s qui ont noté qu’elle était instructive et bien adaptée à un environnement d’apprentissage en ligne.

La série de formations sur la GAR 201 était une occasion de formation précédée de la La bibliothèque de ressourcesCe cours a été suivi par plus de 700 participant-e-s jusqu’à présent, et il est toujours ouvert aux nouvelles apprenantes et nouveaux apprenants sur la bibliothèque de ressources d’Activer le changement. Les possibilités de renforcement des capacités que sont la GAR 101 et la GAR 201 ont été conçues comme une approche nivelée dans le but de renforcer continuellement la capacité des PMO.

Chez Activer le changement, nous souhaitons partager nos apprentissages, en particulier sur la façon dont nous nous adaptons à un environnement d’apprentissage en ligne en constante évolution. L’année dernière, l’équipe d’Activer le changement a publié un article de blogue pour montrer comment nous faisions la transition vers l’univers en ligne. De même, et après avoir réfléchi à cette série nationale de formations, nous avons identifié 10 points importants à retenir pour les PMO dans un environnement d’apprentissage interactif en ligne.

1. Former les formatrices et les formateurs

Avant le début de la série nationale de formations sur la GAR 201, une séance de deux jours inspirée de l’approche de « formation des formateur-trice-s » a été organisée pour nos partenaires de mise en œuvre, le personnel des conseils provinciaux et régionaux, pour se familiariser avec le contenu de la formation et leur donner les moyens de jouer des rôles d’animation actifs pendant la formation. Le personnel des conseils a été formé pour animer les groupes de travail avec l’appui des expert-e-s embauchés pour mener la formation. Cette approche a rendu la formation plus participative et a accru l’engagement des participant-e-s.

Meilleures pratiques retenues :

• La séance de « formation des formatrices et des formateurs » a été une occasion utile pour que les animatrices et animateurs de l’équipe du conseil puissent avoir une présentation du format de la formation, du contenu et des activités interactives des ateliers en petits groupes. Nous recommandons d’intégrer cette approche avant une séance de formation en ligne pour s’assurer que les animatrices et animateurs d’atelier sont parfaitement à l’aise avec le matériel et fournir une approche d’animation éclairée aux participant-e-s.
• En plus d’une présentation du contenu de la formation, nous vous suggérons également une formation pratique axée sur les techniques d’animation afin de passer en revue les situations potentielles qui pourraient survenir au cours de la formation et les meilleures façons d’y répondre. Cela permet d’atténuer les problèmes potentiels d’animation dans les environnements en ligne et hors ligne.
• Cela pourrait inclure 3-4 exercices pratiques pour informer les animatrices et animateurs tout en leur permettant de pratiquer et d’améliorer leurs compétences en animation.

2. Planifier le rythme et le déroulement de la séance pour soutenir l’engagement en ligne

La formation sur la GAR 201 s’est déroulée sur trois jours avec des séances de quatre heures par jour. La majorité de ces séances ont eu lieu sur trois jours consécutifs, mais certaines ont été espacées sur une période de deux semaines. Du temps a également été alloué pour de brèves pauses à chaque journée de formation.

Meilleures pratiques retenues :

• Les résultats du sondage menée auprès des participant-e-s indiquent que les séances de formation, bien qu’efficaces, ont compliqué la tâche des participant-e-s pour répondre à des questions réflexives sur le contenu de la formation entre les séances. Nous suggérons d’espacer davantage les séances de formation en ligne afin de permettre aux participant-e-s d’avoir plus de temps de réflexion. Malgré le risque d’augmentation des taux d’abandon si les séances sont réparties sur plusieurs semaines, les avantages semblent l’emporter sur les risques.
• Une préoccupation constante liée à l’apprentissage en ligne dans le contexte de la pandémie de COVID-19 est le phénomène de la « fatigue de Zoom », où les participant-e-s se sentent fatigués ou drainés après un excès de temps continu passé devant un écran et sur un logiciel de vidéoconférence. Nous recommandons d’allouer suffisamment de temps pour le dîner et les pauses afin que les participant-e-s puissent passer du temps loin de leur écran afin de se recharger. Les exercices de respiration ou d’étirement peuvent également être des outils utiles à intégrer dans une formation en ligne pour soutenir les participant-e-s.
• Nous constatons que les participant-e-s préfèrent généralement une demi-journée en ligne au lieu d’une journée complète, mais il est plus efficace de planifier une journée de formation plus longue à un rythme plus lent et avec des pauses plus longues plutôt qu’une demi-journée condensée.

3. Favoriser la collaboration de groupe

Les séances de formation de la GAR 201 ont été structurées de manière à fournir du contenu dans les séances principales en grand groupe, ainsi que des activités en petits groupes pour permettre aux participant-e-s d’appliquer leurs connaissances à une étude de cas de projet. Environ 50 % des activités de formation de la GAR 201 ont été organisées en petits groupes, et l’autre moitié a été allouée à l’enseignement du contenu. 89 % des participant-e-s aux séances de formation de la GAR 201 étaient satisfaits de l’occasion de collaborer avec d’autres participant-e-s au cours des activités en petits groupes, et 87 % ont indiqué qu’ils avaient l’intention de renforcer leur collaboration avec d’autres PMO après cette formation. Ces réponses positives indiquent que la collaboration de groupe est essentielle, et appréciée, pendant une période d’apprentissage en ligne pour encourager le partage des connaissances et le réseautage entre les PMO qui travaillent à la réalisation d’objectifs communs.

Meilleures pratiques retenues :

• Les participant-e-s à cette série de formation ont réalisé un travail de groupe collaboratif basé sur une étude de cas pour appliquer leurs connaissances sur la GAR. Les ateliers ont été soutenus par la plateforme collaborative Google Jamboard. Nous suggérons d’intégrer des plateformes collaboratives telles que Jamboard ou Miro dans de futures séances de formation en ligne afin d’encourager l’implication active et la collaboration de groupe.
• L’intégration d’exemples issus des propres projets des PMO est une autre façon de favoriser un environnement d’apprentissage collaboratif et de réseautage au cours des séries de formation en ligne, tout en renforçant davantage les concepts vus dans le cours. Ces exemples pourraient être recueillis par le biais d’une enquête de préformation et intégrés dans la conception de la formation elle-même, ou ils pourraient être inclus dans leurs devoirs.

Un exemple de logiciel collaboratif utilisé pour les activités avec les participant-e-s afin de renforcer leur apprentissage.

• Les séances en petits groupes pour la série de formation sur la GAR 201 ont été composées des mêmes participant-e-s dans chaque groupe au cours des trois journées de formation afin de favoriser la constance et d’établir une confiance et une dynamique de groupe. Certains ont trouvé que c’était une bonne idée, mais d’autres ont suggéré également de mélanger les groupes afin d’accroître le partage des connaissances à partir de points de vue divers. Cela peut être considéré pour enrichir les discussions dans les activités en ligne.

4. Fournir un soutien technique aux participant-e-s

Dans un environnement d’apprentissage en ligne, il est essentiel de fournir une assistance technique aux participant-e-s avant et pendant les séances de formation. Avant les séances de formation sur la GAR 201, une vidéo didactique a été envoyée aux participant-e-s pour les familiariser avec la plateforme interactive que nous utilisions. L’expérience pratique de l’utilisation de la plateforme faisait partie de l’ordre du jour du jour 1 alors qu’une activité brise-glace avant les activités liées au contenu a été prévue pour se familiariser avec l’utilisation de Google Jamboard. Les participant-e-s ont également été invités à se joindre à des séances de formation au début de chaque journée s’ils avaient des questions techniques spécifiques pour les animatrices et les animateurs ou s’ils voulaient résoudre des problèmes techniques.

Meilleures pratiques retenues :

• Nous suggérons de fournir aux participant-e-s des instructions techniques ou des vidéos didactiques avant les séances de formation en ligne afin qu’ils soient à l’aise avec la technologie utilisée dès le début de la première journée.
• Au cours des séances de formation en ligne, la capacité à dépanner les participant-e-s au besoin est essentielle. Des problèmes techniques peuvent survenir en utilisant des logiciels de collaboration et de vidéoconférence. Il est donc important de vérifier auprès des participant-e-s qui ne sont pas impliqués activement (via des plateformes vidéo, audio ou collaboratives) pour évaluer leurs besoins techniques.
• Nous encourageons les participant-e-s à utiliser une configuration spécifique pour optimiser leur expérience. Pour la série de formations sur la GAR 201, ils ont été invités à se joindre à partir d’un ordinateur portable plutôt qu’à partir d’un téléphone cellulaire ou d’une tablette, et ils ont également été invités à utiliser deux écrans si possible.
• Parfois, des problèmes techniques peuvent nous surprendre pendant les séances de formation en ligne, donc la patience et la capacité de penser rapidement sont des compétences clés à appliquer.

5. Offrir des possibilités bilingues aux participant-e-s

Dans le cadre du programme Activer le changement, nous offrons toutes nos occasions d’apprentissages en anglais et en français. Cela comprend aussi de s’assurer que tous les documents écrits sont traduits et que l’interprétation ou une animation bilingue est disponible. Dans le cas de la série nationale de formations sur la GAR 201, l’interprétation n’était pas nécessaire, car la seule séance en français était co-organisée par l’AQOCI pour les PMO francophones. Les animatrices et animateurs de cette séance étaient bilingues et capables d’offrir cette formation en français pour répondre aux besoins linguistiques de l’auditoire.

Meilleures pratiques retenues :

• Lors de la traduction du matériel de formation, il est important d’appliquer un niveau de langage adéquat et culturellement approprié. Certains contenus, tels que les termes techniques liés à la GAR et aux concepts de genre, nécessitent une traduction très spécifique qui devrait être vérifiée par des expert-e-s du domaine.

Le matériel de formation sur la GAR 201 a été fourni aux participant-e-s en anglais et en français. Des instructions écrites pour chaque activité ont été incluses dans le manuel d’activité.

• Bien que les activités bilingues élargissent l’accessibilité à la formation, il est également important de considérer que le français ou l’anglais peuvent ne pas être la première langue de certain-e-s des participant-e-s à ces séances. Il convient de garder cela à l’esprit pendant les séances de formation afin de s’assurer que les participant-e-s qui se joignent dans une autre langue soient soutenus pour assurer leur pleine participation. Des techniques d’animation, comme de maintenir un débit de parole lent, sont utiles pour aider les participant-e-s qui parlent une autre langue. Le contenu et les instructions clés peuvent également être partagés oralement et par écrit pour favoriser une plus grande accessibilité.

6. Offrir des occasions accessibles aux partenaires de projet locaux

La plupart des participant-e-s de la série de formations nationales sur la GAR 201 étaient basés au Canada, mais certain-e-s participant-e-s se sont joint-e-s du Sud mondialisé à titre de partenaires locaux des projets. Les points de vue des partenaires locaux du Sud mondialisé sont extrêmement précieux dans les séances de formation axées sur la pratique du développement international, de sorte que les possibilités de renforcement des capacités en ligne devraient être adaptées pour soutenir leur participation. Comme il n’est pas nécessaire de voyager à l’étranger pour assister à des séances de formation en personne, les possibilités de formation en ligne pour les partenaires du Sud mondialisé représentent d’excellentes options si un soutien adéquat est fourni pour faciliter la participation. Nous proposons ci-dessous quelques suggestions pour aider les participant-e-s qui se joignent à des séances de formation en ligne à partir du Sud mondialisé et des régions rurales et éloignées du Canada où l’accès à Internet peut être peu fiable.

Meilleures pratiques retenues :

• Il devrait être clairement indiqué dans le processus d’inscription à l’événement que les organisations canadiennes sont encouragées à inviter leurs partenaires à l’étranger à y assister. Cela pourrait accroître l’inclusion des perspectives du Sud et de la collaboration Nord-Sud dans les futures séances de formation. Dans ce cas, la promotion de l’événement devrait également être adaptée aux partenaires locaux en tant que public cible.
• La plupart des participant-e-s à la formation sur la GAR 201 basés dans le Sud mondialisé ont rencontré des problèmes de connectivité pendant les séances de formation en raison de problèmes d’infrastructure Internet. Pour régler ces problèmes, un mélange de matériel synchrone et asynchrone devrait être envisagé pour les séances futures afin d’encourager leur pleine participation. Pour les séances synchrones, les différences d’heures devraient être prises en compte dans la planification afin de mieux s’adapter aux participant-e-s situés dans différents fuseaux horaires.
• Au cours du processus d’inscription à l’événement, une question devrait être posée aux participant-e-s sur la façon dont leurs besoins peuvent être pris en compte pour appuyer leur participation à des séances de formation en ligne synchrones. Par exemple, un soutien spécifique pourrait être de fournir aux participant-e-s du Sud mondialisé ou des régions rurales et éloignées du Canada des clés USB ou Internet afin d’accroître l’accessibilité à la formation.

7. Offrir des occasions de poser des questions et de réfléchir

Au cours des séances de formation en ligne, il est important de vérifier de temps à autre auprès des participant-e-s qu’ils sont à l’aise avec le contenu et qu’ils le comprennent bien. Nous suggérons que les animatrices et les animateurs donnent suffisamment de temps aux participant-e-s pour poser des questions et clarifier le contenu dont ils ne sont pas certains, en particulier après les activités de groupe où ils appliquent leurs connaissances.

Meilleures pratiques retenues :

• Nous recommandons de créer un espace sûr où les participant-e-s peuvent poser des questions et se sentir soutenus pendant toute activité d’apprentissage. Prévoyez du temps dans l’ordre du jour pour que cela se produise.
• La vérification auprès des participant-e-s doit être systématiquement utilisée par les animatrices et les animateurs comme technique d’animation.
• Au cours de la série de formations sur la GAR 201, l’utilisation d’un « support à vélo » (également connu sous le nom d’« espace de stationnement », mais plus écologique !) a été proposée lorsque les contraintes de temps ne permettaient pas de répondre tout de suite à certaines questions des participant-e-s. Prévoyez du temps à la fin de chaque séance pour répondre aux questions qui restent dans le « support à vélo ».

8. Assurez une étroite collaboration avec les animatrices et/ou animateurs

Avant et pendant les séances de formation, l’équipe d’Activer le changement, les animatrices et animateurs d’activités en petits groupes et les expertes et experts du contenu se sont réunis pour discuter des étapes préalables à la formation avant la première journée, ainsi que des réussites et des défis pour chaque séance.

Meilleures pratiques retenues :

• Nous recommandons une collaboration étroite avant le début des séances de formation pour répartir les rôles et s’assurer que l’équipe d’animation est sur la même longueur d’onde. Cela accompagne la « formation des formateur-trice-s » mentionnée précédemment pour maîtriser le contenu du cours et les techniques d’animation.
• Les rencontres d’équipe entre les journées de formation sont également importantes pour évaluer les séances de formation et pour modifier des choses pour le lendemain, au besoin. Il est important d’identifier les éléments avec lesquels les participant-e-s pourraient éprouver des difficultés et les endroits où ils pourraient bénéficier d’une assistance supplémentaire afin qu’ils puissent profiter d’avantages supplémentaires pendant les jours de formation suivants.
• Au cours de la série de formations sur la GAR 201, notre équipe a utilisé des documents partagés sur le déroulement pour faciliter les séances de formation. Ces documents indiquaient la planification des activités et l’identité de la personne responsable de chacune des tâches, comme que le partage d’écrans, l’enregistrement et l’ajout d’instructions dans la boîte de clavardage au cours de chaque séance. Nous recommandons l’utilisation de cet outil pour favoriser la communication dans l’équipe.

9. Évaluer le gain d’apprentissage

Pour évaluer l’efficacité des occasions d’apprentissage pour les participant-e-s, des évaluations devraient être incluses avant et après les séances de formation. Cela permet d’identifier les connaissances acquises grâce à la formation, ainsi que leurs besoins futurs en matière d’apprentissage, et leur donne l’occasion de réfléchir après la formation. Pour la série de formations sur la GAR 201, un sondage préalable spécifique au contenu de la formation sur la GAR 201 a été envoyé aux participant-e-s quelques jours avant la première séance. Cela a été utile pour les expert-e-s du contenu afin d’identifier les connaissances des participant-e-s sur le sujet, et d’identifier les connaissances antérieures et les attentes des participant-e-s par rapport à la formation pour apporter des ajustements au contenu et répondre au mieux à leurs besoins d’apprentissage. Un sondage a été envoyé à tous les participant-e-s après leurs séances de formation respectives sur la GAR 201, mais aucune évaluation officielle de leurs connaissances préliminaires n’a été effectuée pour cette série de formation.

Meilleures pratiques retenues :

• Nous avons trouvé que le sondage de pré-formation pour ces séances a été une ressource utile. Nous suggérons donc de faire la même chose pour d’autres séances de formation. Le sondage envoyé aux participant-e-s après la formation a également été un outil précieux pour Activer le changement, les conseils et les expert-e-s du contenu pour voir comment les participant-e-s avaient trouvé ces séances de formation et quels sujets liés à la GAR ils souhaiteraient explorer davantage.
• Nous recommandons l’utilisation des méthodes d’évaluation mentionnées ci-dessus pour évaluer les besoins des participant-e-s, ainsi qu’un exercice d’évaluation plus formel pour que les participant-e-s réfléchissent sur leurs propres connaissances acquises au cours des séances de formation. Par exemple, cela pourrait prendre la forme d’un ensemble de questions sur le contenu de formation envoyées avant et après les séances pour évaluer les connaissances acquises.

10. Fournir un soutien après la formation

Chez Activer le changement, nous explorons les opportunités futures pour les participant-e-s de revoir ce qu’ils ont appris et de discuter de la façon dont ils ont appliqué leurs connaissances sur la gestion des résultats dans leurs propres projets, les nouvelles questions qui ont émergé et les possibilités d’approfondir encore davantage leurs connaissances sur la gestion des résultats. Le soutien continu à la formation pour les PMO est un effort que l’équipe d’Activer le changement continue de faire pour qu’elles puissent s’informer, partager des idées, célébrer les réussites et appliquer leurs connaissances acquises dans le cadre des formations.

Apprentissage continu

Dans le contexte actuel de la pandémie de COVID-19, les possibilités de renforcement des capacités en virtuel sont encore très courantes. Tandis que l’engagement en ligne se poursuit, Activer le changement cherche toujours à s’adapter aux changements en cours et à trouver de nouveaux outils et méthodes pour que les participant-e-s soient moins fatigués par les Zoom et plus motivés en ligne. L’apprentissage en ligne offre de précieuses possibilités de réseautage, de partage des connaissances et de collaboration entre les PMO basées partout au Canada et à travers le monde. Alors que nous attendons avec impatience un retour à la norme du réseautage et de l’apprentissage en personne, nous devons continuer à soutenir les organisations de développement à atteindre des objectifs communs dans des espaces en ligne inclusifs, accessibles et interactifs alors que l’engagement en personne commence à revenir lentement.